質量管理體系文件
檢驗檢測機構質量管理體系是機構申請資質認定的前提條件，也是迅速提高內部管理的有效辦法。編制滿足檢驗檢測機構工作范圍、工作類型、工作量的且與組織框架及運行模式相匹配的管理體系文件，將檢驗檢測工作中影響檢測結果的人員、儀器、材料、 方法及環(huán)境條件等因素按照規(guī)定的程序要求進行管理，最終實現(xiàn)檢驗檢測工作的規(guī)范化、標準化。
管理體系文件應遵循《檢驗檢測機構資質認定管理辦法》《檢驗檢測機構監(jiān)督管理辦法》《檢驗檢測機構資質認定評審準則》等法律法規(guī)，通常按照“通用要求 + 特殊要求”的要求來進行編制，通用要求指 RB/T214-2017 《檢驗檢測機構資質認定能力評價 檢驗檢測機構通用要求》，特殊要求指滿足所涉行業(yè)或專業(yè)領域的特殊評審要求，如食品檢驗機構質量管理體系文件應符合《食品檢驗機構資質認定條件》或 RB/T 215-2017《檢驗檢測機構資質認定能力評價 食品檢驗機構要求》的要求。質量管理體系文件包括質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、記錄表格等。文件編制好后，應按照文件控制程序的要求進行管理，包括批準、發(fā)布、受控、發(fā)放，并進行體系宣貫。
記錄整理歸檔
質量管理體系運行過程中會產(chǎn)生各類記錄，記錄一般按照 RB/T 214-2017的各要素進行完善并整理歸檔，如表1所示，本文對此做大致的分類（包括但不限于表1 內容），并對部分記錄管理做重點闡述。
人員管理
建立人員檔案（一般由檔案管理員負責），檔案里應至少包括：人員履歷表；資格確認（授權）、上崗審批記錄；相關的任命授權文件（按照 RB/T 214-2017 的要求應對5類人員授權：抽樣人員；操作大型、精密或復雜的設備的人員；檢驗員；授權簽字人；提出意見或解釋人員）；學歷證書、學位證書；上崗證、職稱證、其他資格證（如內審員證、壓力容器操作證等）。對人員應有計劃的開展培訓，包括內部培訓和外部培訓，并對培訓效果進行評價，新上崗員工要進行理論和實操的考核，經(jīng)能力確認后上崗 ；對檢驗檢測新上崗員工包括實習員工還應有計劃的開展質量監(jiān)督，對老員工適時開展能力監(jiān)控。在體系運行過程中應保留人員培訓、人員監(jiān)督和能力監(jiān)控的記錄。
環(huán)境控制
對實驗室各功能區(qū)應配備相應的溫濕度表、空調和加濕器（必要時）等，監(jiān)測并控制環(huán)境溫濕度使其滿足檢驗檢測的需求，并進行記錄，溫濕度表也應定期進行檢定 / 校準；實驗用冰箱應進行溫度監(jiān)控和記錄，溫度計應定期進行檢定 / 校準。 實驗室用水的指標應符合標準要求， 經(jīng)常檢查水凈化系統(tǒng)的性能定期對實驗室用水的水質進行檢測， 并保存相關記錄。 對實驗中產(chǎn)生的廢液、廢氣、廢渣等有害物質應按規(guī)定排放， 并委托專門的廢棄物處理機構定期收集處理，實驗室應做好記錄。應高度重視實驗室安全工作，定期組織實驗室安全演練，定期開展實驗室安全檢查工作，并做好相關記錄。
設備管理
應建立設備臺賬（一般由設備管理員負責），臺賬應能反映設備的基本信息， 并對設備進行管理和編號。應建立設備檔案，內容包括購置申請、采購合同、說明書、驗收記錄；應對檢驗檢測結果、抽樣結果的準確性或有效性有影響或計量溯源性有要求的設備按計劃開展檢定 / 校準，對檢定 / 校準結果進行確認，檢定 / 校準后的儀器應進行三色（綠、黃、紅）標識，并在檢定 / 校準周期內對這些設備進行期間核查。在體系運行過程中應保留設備檢定 / 校準、使用、期間核查、維護、維修、停用 / 啟用、報廢等記錄。
標準物質、試劑管理
應建立標準物質、試劑臺賬（一般由試劑管理員負責），對標準物質、試劑的采購申請、采購合同、驗收、入庫、領用要規(guī)范管理并做記錄。 應對標準物質進行有計劃地期間核查，包括外觀、儲存環(huán)境及適用時的定值核查，保留核查記錄。 試劑應分類存放，劇毒、 易制毒、 易制爆等危險化學品應有專門的試劑柜，并雙人雙鎖管理。
技術資料準備
技術資料是否準備完善直接影響資質認定申請的進度， 技術能力考核也是資質認定現(xiàn)場評審中最能直觀反映檢驗檢測機構水平的方式。需要準備的技術資料包括：方法驗證報告、練兵報告、不確定度報告、能力驗證（或測量審核）報告、實驗室間比對報告等。首先應根據(jù)擬申請的檢驗能力附表，收集標準文件，對標準進行查新，形成查新報告；再安排檢驗檢測人員學習相關檢測方法，完成方法驗證或確認報告，對于標準方法要進行驗證，非標方法要先確認再進行驗證；方法驗證結果符合標準要求后，應開展模擬實驗，并做好記錄（包括報告、檢測原始記錄、圖譜、樣品流轉單、抽樣單（若有）、委托合同），根據(jù)需要準備測量不確定度報告； 為確保檢測結果的可靠性，還應組織參加一些項目的能力驗證或測量審核，或與取得相關項目檢測資質的檢驗檢測機構進行比對。
內審與管理評審
一般情況下， 檢驗檢測機構需要在管理體系運行 6 個月后才能申請資質認定評審， 在評審前需要有完善的體系運行記錄與技術資料，還應進行一次完整的內部審核和管理評審，內審應覆蓋所有場所、部門和要素，有完整的內審報告及過程資料，管理評審通常以會議的形式進行，應有過程資料。
