一、計量技術(shù)文件的分類

技術(shù)文件是指各類機構(gòu)運行過程中產(chǎn)生的各類產(chǎn)品設計的圖紙，各種技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料等，還包括商務合同、財務報表、客戶資源等；技術(shù)文件還包括未打印出圖的尚在計算機里的圖紙資料、技術(shù)文檔等。計量機構(gòu)的技術(shù)文件是指相關的計量技術(shù)法規(guī)(如各類現(xiàn)行有效的計量法律、計量行政法規(guī)、計量規(guī)章、計量檢定規(guī)程、計量校準規(guī)范、國家計量檢定系統(tǒng)等，這些既包括國家制定的，也包括地方或行業(yè)制定的)、作業(yè)指導規(guī)范(各類機構(gòu)內(nèi)部制定的程序文件、質(zhì)量手冊、作業(yè)指導書等)、計量標準文件(國際、國家、地方及行業(yè)的各類計量標準)等的統(tǒng)稱，是機構(gòu)依法履行職能和開展各項管理工作的技術(shù)依據(jù)。

計量技術(shù)文件有很強的專業(yè)性。各類文件數(shù)量隨著機構(gòu)的發(fā)展和壯大不斷增多?；居嬃考夹g(shù)機構(gòu)現(xiàn)有的文件按照來源可以分為外部文件、內(nèi)部文件。外部文件有計量檢定規(guī)程、計量技術(shù)規(guī)范、計量校準規(guī)范、檢測標準。該類文件大部分為信息化受控管理，通過出版社購買或者從標準化院的標準動態(tài)系統(tǒng)下載打印(加蓋機構(gòu)水印)后受控使用。內(nèi)部文件指各類管理類文件:質(zhì)量手冊、程序文件、管理類作業(yè)指導書、質(zhì)量記錄表式以及其他質(zhì)量文件。該類文件根據(jù)體系文件要求，經(jīng)流程審批后紙質(zhì)版本加章領用、修改和作廢，大部分為紙質(zhì)受控管理。

二、現(xiàn)有計量技術(shù)文件管理存在的問題

計量技術(shù)文件的流轉(zhuǎn)過程是一個系統(tǒng)有序的過程，需要經(jīng)過登記、保管、復制、收發(fā)、注銷、歸檔和保密等節(jié)點。

2015年以來，浙江省計量科學研究院(以下簡稱“浙江省計量院”)開始使用新版的業(yè)務管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)雖然已將檢測原始記錄、技術(shù)文件等納入規(guī)范化管理，但還是以傳統(tǒng)的作業(yè)模式為主，工作效率仍有待提高。如部分技術(shù)文件已經(jīng)實現(xiàn)在業(yè)務系統(tǒng)及自動化辦公軟件上運行，但大量文件由于其專業(yè)性和保密性，還沒有實現(xiàn)信息化管理。由于新技術(shù)變更速度較快，文件版本更新不及時，容易引起工作失誤，部分過期、廢止的技術(shù)文件沒有及時銷毀和清除，越積越多占據(jù)了不必要的資源。

三、計量技術(shù)文件高效管理的解決辦法

2018年開始，浙江省計量院開始赴各省、市兄弟計量院所開展以計量技術(shù)文件管理為主題的調(diào)研。結(jié)合院工作實際，在全面梳理現(xiàn)狀的基礎上，逐步改進原有管理方式并開發(fā)設計電子化管理系統(tǒng)，力求借助計量技術(shù)信息化手段實現(xiàn)全面、高效的計量技術(shù)文件管理，同時在制度、人員、意識、系統(tǒng)等方面進行優(yōu)化和完善，實現(xiàn)技術(shù)文件的標準化。

1.建立健全技術(shù)文件信息化的安全管理制度

技術(shù)文件信息化處理，必須要保障文件的安全性和可控性。結(jié)合其計量工作的特點和存在的具體問題，梳理技術(shù)文件流轉(zhuǎn)過程中存在的風險點，完善技術(shù)文件收集、管理、歸檔、銷毀等各類規(guī)章制度，明確責任部門和責任人，制定差誤預案和懲處辦法，從制度上堵住泄密漏洞。制定的制度要有標準化和可操作性，確保技術(shù)文件信息庫的建立和信息網(wǎng)絡的暢通。

2.加強技術(shù)文件管理人員的信息化意識和水平

現(xiàn)代的管理觀念是技術(shù)文件管理的首要要求。管理人員如果保持封閉保守的管理意識，就會影響技術(shù)文件管理的現(xiàn)代化進程。同時，派員積極參加信息化培訓，學習先進的信息化技術(shù)，更新專業(yè)知識，熟悉電子文件的特征和規(guī)范化管理的要求，掌握信息化系統(tǒng)網(wǎng)絡安全防護知識，確保計量技術(shù)文件的安全性和規(guī)范性。

3.充分利用現(xiàn)有信息化手段處理技術(shù)文件

目前，結(jié)合原有的協(xié)同辦公系統(tǒng)，簡化管理流程，特別是計量技術(shù)文件的人員管理、流程監(jiān)管等，如設置系統(tǒng)管理員、文件管理員、模塊管理員、監(jiān)察審核員等不同的身份，確保不會由于人為因素導致數(shù)據(jù)泄密。對不同的用戶可以根據(jù)分類和職責，賦予他們不同的查看權(quán)限和操作權(quán)限，對人員進行嚴格的身份認證和等級訪問等。只有唯一的、授權(quán)的合法用戶，才能按照自己的職責范圍和管理權(quán)限使用、訪問、修改訪問日志，有效確保計量體系文件人員管理的安全性和保密性。

4.結(jié)合機構(gòu)的業(yè)務系統(tǒng)及自動化辦公軟件，建立和完善技術(shù)文件信息管理系統(tǒng)

立計量技術(shù)文件數(shù)據(jù)庫，通過信息化手段按照法定分類、時間節(jié)點、基本要素等進行動態(tài)管理。對接收到的外部技術(shù)文件進行數(shù)字化處理:技術(shù)文件的管理部門負責搜集外部文件，電子化后上傳只讀版本，加蓋電子受控章，保留受控紙質(zhì)版本；實驗室只能檢索查看全部文件，不能自行修改、下載，如需借閱文本，可向該部門申請借閱；通過數(shù)字化手段實現(xiàn)便攜式查詢查看；文件版本更新、修改、撤銷均由該部門負責實施。將內(nèi)部產(chǎn)生的技術(shù)文件進行電子化處理:專業(yè)/部門提交電子版(經(jīng)審核、批準后)到技術(shù)文件的管理部門，之后參考外部文件管理。

技術(shù)文件數(shù)字化實施路線:文件公開保存于機構(gòu)內(nèi)部辦公系統(tǒng)，通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)流程實現(xiàn)提交、審核、批準、簽章、查詢、查看，按文件類別→次級文件類別與研究所/管理部門→專業(yè)室的層級關系保存。

四、信息化管理計量技術(shù)文件的優(yōu)勢

以信息化管理計量技術(shù)文件，就是在保證信息安全的前提下，將計量技術(shù)文件從紙質(zhì)受控實體保管，向數(shù)字化受控信息存儲轉(zhuǎn)變。以信息化手段管理計量技術(shù)文件，可以大大促進文件管理的標準化和高效化。電子化文件相對紙質(zhì)文件來說，不僅可節(jié)約大量紙張，有效降低管理成本，還可以推進“無紙化”辦公進程，提升管理的工作效率。同時，紙質(zhì)版的文件占用的存儲空間非常大，數(shù)字化后，可以降低文件保存的空間需求。

數(shù)字化文件可以實現(xiàn)多份備份管理，有效避免文件因多人流程、長期保存產(chǎn)生的缺頁、破損、遺失等失控現(xiàn)象。同時，可以快速有效對失效文件進行篩選，快速對信息進行檢索和查詢，保證文件的有效性和工作的高質(zhì)量。信息化文件進行文檔加密后，可以防止技術(shù)文件的不受控更改，保證文件的原始性。信息化管理可以推進計量技術(shù)文件信息更新及時、節(jié)約存儲空間、調(diào)閱查詢便捷，實現(xiàn)管理方式電子化、信息使用便捷化，服務機構(gòu)高質(zhì)量管理。

計量技術(shù)文件采用信息化手段管理，是信息社會發(fā)展的需求和要求，能實現(xiàn)計量技術(shù)文件標準化管理，極大提高工作效率。我們要在實際管理過程中，進一步提升人員素質(zhì)、提高管理技能、完善管理機制、強化網(wǎng)絡安全，實現(xiàn)技術(shù)文件的標準化管理，為計量事業(yè)發(fā)展添磚加瓦。